Organisation du travail administratif et gestion des priorités
Finalité
Permettre aux participants de mieux organiser leur travail administratif, de gérer leurs priorités avec méthode et de gagner en fiabilité, en réactivité et en efficacité dans le traitement de leurs activités.
Objectifs pédagogiques
- Analyser leur charge de travail et leurs modes d’organisation.
- Hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur urgence.
- Mieux gérer les interruptions et les sollicitations.
- Structurer le suivi des actions, dossiers et échéances.
- Améliorer la qualité de leur exécution administrative.
- Mettre en place des méthodes simples d’organisation durable.
Prérequis
Être confronté à des exigences de gestion de dossiers, de délais, de relances ou de suivi administratif.
Programme détaillé
Jour 1. Diagnostiquer son organisation de travail
- Analyse des activités.
- Temps subi et temps maîtrisé.
- Sources de dispersion, de retard et de surcharge.
- Identification des points de fragilité dans l’organisation personnelle.
Jour 2. Structurer les priorités et le suivi des tâches
- Méthodes de priorisation.
- Gestion des urgences et des échéances.
- Planification réaliste.
- Suivi des actions et relances.
- Gestion des interruptions et arbitrages.
Jour 3. Installer des pratiques d’organisation durables
- Outils de suivi.
- Routines utiles.
- Gestion documentaire de travail.
- Préparation des journées et des semaines.
- Travaux d’application sur l’environnement réel des participants.
Modalités pédagogiques
Auto-diagnostic, apports méthodologiques, exercices d’organisation, études de cas, ateliers de priorisation et travaux d’application sur les outils et pratiques du client.
Modalités d'évaluation des acquis
L’évaluation des acquis repose sur des exercices de hiérarchisation, de planification et de traitement de charge de travail, ainsi que sur la formalisation d’un dispositif personnel d’organisation.
Public concerné
- Assistantes, secrétaires, agents administratifs, responsables support, collaborateurs chargés d’un volume important de tâches de suivi ou de coordination.