Assistantes et fonctions support : organisation, coordination et efficacité professionnelle
Finalité
Permettre aux assistantes et fonctions support de renforcer leur efficacité professionnelle en structurant mieux leur organisation, leur rôle de coordination et leur contribution au bon fonctionnement de l’organisation.
Objectifs pédagogiques
- Clarifier leur rôle dans la chaîne administrative et organisationnelle.
- Mieux organiser leur activité et leurs priorités.
- Améliorer la coordination avec les interlocuteurs internes et externes.
- Renforcer la fiabilité du traitement des informations et des dossiers.
- Professionnaliser leur contribution à l’appui des responsables et des équipes.
- Mieux gérer les sollicitations, urgences et arbitrages du quotidien.
Prérequis
Exercer une fonction support, administrative ou de coordination.
Programme détaillé
Jour 2. Organiser l’activité et sécuriser le traitement des dossiers
- Gestion des priorités.
- Suivi des dossiers.
- Anticipation des échéances.
- Classement, traçabilité, relances, fiabilité documentaire.
- Prévention des oublis et des ruptures de suivi.
Jour 3. Renforcer la coordination et la qualité de service interne
- Communication avec les interlocuteurs.
- Gestion des demandes.
- Qualité de réponse.
- Positionnement professionnel.
- Traitement des urgences et arbitrages.
- Travaux pratiques sur les circuits de travail et les situations réelles.
Modalités pédagogiques
Apports méthodologiques, analyse de pratiques, cartographie d’activités, études de cas, exercices d’organisation et travaux appliqués au fonctionnement du client.
Modalités d'évaluation des acquis
L’évaluation des acquis repose sur des exercices de priorisation, d’organisation de dossiers, de traitement de situations support et sur la formalisation d’un plan d’amélioration des pratiques.
Public concerné
- Assistantes de direction, assistantes administratives, secrétaires, agents de support, coordinateurs administratifs, personnels d’appui.