Gouvernance documentaire et archivage : structurer un système maîtrisé de gestion de l’information
Finalité
Permettre aux participants de mettre en place un dispositif cohérent de gouvernance documentaire et d’archivage, afin de sécuriser la conservation, l’accès, la traçabilité et la valeur probante des documents et informations de l’organisation.
Objectifs pédagogiques
- Comprendre les enjeux de la gouvernance documentaire et de l’archivage.
- Distinguer documents de travail, documents de référence, enregistrements et archives.
- Structurer des règles de classement, conservation, accès et élimination.
- Élaborer un plan de classement et un cadre d’archivage adaptés.
- Sécuriser la traçabilité et la disponibilité de l’information.
- Renforcer la conformité et l’efficacité administrative par une meilleure maîtrise documentaire.
Prérequis
Être impliqué dans la gestion, la circulation, la conservation ou l’exploitation de documents et informations de l’organisation.
Programme détaillé
Jour 1. Comprendre les enjeux de la gouvernance documentaire et de l’archivage
- Rôle de l’information dans l’organisation.
- Valeur de preuve, mémoire, traçabilité, sécurité et continuité.
- Différence entre gestion documentaire, archivage courant, intermédiaire et définitif.
- Risques liés au désordre documentaire.
Jour 2. Structurer le classement et les règles de gestion
- Plan de classement.
- Typologie documentaire.
- Règles de nommage.
- Responsabilités de gestion.
- Durées de conservation.
- Accès, confidentialité et sécurité.
Jour 3. Organiser le système d’archivage
- Chaîne de traitement documentaire.
- Versement, conservation, consultation, élimination.
- Archivage physique et numérique.
- Conditions de fiabilité et de traçabilité.
- Articulation avec les besoins métiers et réglementaires.
Jour 4. Déployer un dispositif maîtrisé dans l’organisation
- Gouvernance, rôles, procédures et outils.
- Plan de mise en œuvre.
- Sensibilisation des acteurs.
- Pilotage du dispositif.
- Travaux d’application sur les besoins documentaires et archivistiques du client.
Modalités pédagogiques
Apports méthodologiques, analyse de pratiques documentaires, ateliers de structuration de plans de classement, études de cas, travaux sur règles de conservation et exercices d’application au contexte du client.
Modalités d'évaluation des acquis
L’évaluation des acquis repose sur la structuration d’un dispositif documentaire et archivistique, la production d’éléments de plan de classement, l’analyse de cas de gouvernance documentaire et la restitution d’un cadre d’organisation maîtrisé.
Public concerné
- Responsables administratifs, responsables documentaires, responsables qualité, secrétaires généraux, assistantes de direction, responsables d’archives, fonctions support impliquées dans la gestion de l’information et des documents.