Gestion documentaire : structurer, fiabiliser et maîtriser les documents de l’organisation

Permettre aux participants de mettre en place une gestion documentaire rigoureuse, cohérente et exploitable, afin de fiabiliser les documents de l’organisation, sécuriser leur circulation et renforcer la traçabilité des pratiques.

Être impliqué dans la production, la validation, la diffusion ou la gestion de documents professionnels.

Jour 1. Comprendre les fondamentaux de la gestion documentaire

• Rôle de la documentation dans la maîtrise des activités.
• Typologie des documents.
• Notion d’information documentée.
• Enjeux de fiabilité, d’accès, de diffusion et de preuve.

Jour 2. Structurer le système documentaire

• Règles de codification, classement, validation et mise à jour.
• Gestion des versions.
• Maîtrise des documents internes et externes.
• Diffusion contrôlée.
• Suppression ou retrait des documents obsolètes.

Jour 3. Sécuriser les usages et l’exploitation des documents

• Accès aux documents utiles.
• Traçabilité des mises à jour.
• Rôles et responsabilités.
• Articulation avec qualité, conformité et archivage.
• Travaux pratiques sur le système documentaire du client.

Apports méthodologiques, analyse de supports documentaires, ateliers de structuration, études de cas et travaux d’application sur les pratiques du client.

L’évaluation des acquis repose sur des exercices de classification documentaire, la structuration d’un dispositif de gestion documentaire, l’analyse de cas de dysfonctionnement et la formalisation de règles documentaires.